Freuen sich über den Zuschlag in der zweiten Runde des ‚Agentic AI Hubs‘ des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung für den Kreis Gütersloh (v.l.): Marco Kerber (Projektleiter der KI- und Digitalisierungsstrategie), Landrätin Ina Laukötter, Andreas Poppenborg (Dezernent Personal, Finanzen und Zentrale Dienste) sowie Christian Melcher (Abteilungsleiter IT, Digitale Lösungen und Zentrale Dienste). (Foto: Kreis Gütersloh)
Kreisgebiet. Die Kreisverwaltung wird digitaler und setzt verstärkt auf Künstliche Intelligenz. Von April bis August dieses Jahres wurden zunächst Grundlagen und Kompetenzen vermittelt, der digitale Reifegrad der Kreisverwaltung betrachtet und ein gemeinsames Leitbild für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz entwickelt. Anschließend wurden konkrete Projektideen gesammelt, priorisiert und in einen Projektplan überführt. 19 konkrete Projekte sind erarbeitet worden und sollen nun schrittweise umgesetzt werden. Die Projektleitung lag bei Marco Kerber aus dem Zentralen Digitalisierungsteam. Wissenschaftlich begleitet wurde der Strategieprozess von Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves und seinem Team von der Universität Bremen. Die KI- und Digitalisierungsstrategie ist der Politik im Ausschuss für Wirtschaft, Digitalisierung, Finanzen und Rechnungsprüfung vorgestellt worden. Passend dazu wurde am 1. Oktober durch das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung bekannt gegeben, dass der Kreis Gütersloh einer von 38 Kreisen und Kommunen ist, die an der zweiten Phase des ‚Agentic AI Hubs‘ mitmachen. Dabei erarbeiten die kommunalen Verwaltungen zusammen mit 17 Start Ups KI-Lösungen für den Verwaltungsalltag. Fast 400 Bewerbungen hatte es von Verwaltungen und Start Ups für die zweite Phase gegeben. Der Kreis Gütersloh hat den Zuschlag für das Projekt ‚KI-Telefonagent für den Service von Bürgerinnen und Bürgern‘ mit der ‚neuraflow GmbH‘ erhalten. Dies ist jetzt eines der 19 Projekte der KI- und Digitalisierungsstrategie.
Der Kreis Gütersloh wird mittelfristig auch von den anderen Projekten des ‚Agentic AI Hubs‘ des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung profitieren. Ziel ist es, so das Ministerium, bereits jetzt die erfolgreichen Pilotprojekte der ersten Phase schnell und flächendeckend in den Kommunen zu verankern. Es folgen in einem zweiten Schritt die erfolgreichen Projekte der Phase II.
„Wichtig ist, dass wir im Rahmen der Strategie genau schauen, wie wir KI sinnvoll einsetzen, um den Service für Bürger zu verbessern, Mitarbeitende zu entlasten und Abläufe zu vereinfachen“, gibt Landrätin Ina Laukötter die Richtung vor. „Dass wir in der zweiten Runde bei den Pilotprojekten des Bundesministeriums dabei sind, verstehe ich auch als Anerkennung für die Leistung, die unsere IT-Abteilung bisher auf diesem Gebiet erbracht hat.“ Digitalisierung und der Einsatz von KI dürfe kein Selbstzweck sein, sondern müsse konkrete Ziele verfolgen. Die Projekte reichen von organisatorischen und technischen Grundlagen bis hin zu konkreten KI-Anwendungen. Ein zentrales Projekt unter den 19 ist die sichere KI-Arbeitsplattform für die Mitarbeitenden. „Öffentlich verfügbare KI-Dienste sind für viele dienstliche Anwendungsfälle nur eingeschränkt geeignet, insbesondere dann, wenn schützenswerte Verwaltungsdaten verarbeitet werden“ erklärt Christian Melcher, Leiter der Abteilung IT, Digitale Lösungen und Zentrale Dienste.
Die geplante KI-Plattform schafft einen geschützten technischen Rahmen, in dem, abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall und den datenschutzrechtlichen Voraussetzungen, auch sensible Verwaltungsdaten verarbeitet werden können. „Vereinfacht gesagt kann die KI gezielt auf freigegebene Informationen und Dokumente zugreifen und daraus die für eine Anfrage relevanten Inhalte heranziehen“, erklärt Melcher.
Dabei versteht der Kreis Digitalisierung und KI ausdrücklich nicht als Selbstzweck. Im Mittelpunkt der Strategie stehen sechs Wirkungsbereiche: Bessere Leistungen für Bürgerinnen und Bürger, die Unterstützung der Mitarbeitenden, effizientere Verwaltungsprozesse, ein wirtschaftlicher Einsatz öffentlicher Mittel, bessere Entscheidungsgrundlagen sowie die Wahrung von Datensouveränität und technologischer Unabhängigkeit.
Weitere Beispiele sind das sogenannte ‚Robotic Process Automation‘ (RPA) für die Automatisierung von Routineaufgaben oder die Einführung eines KI-gestützten Protokollierungstools für Transkription und automatischer Protokollerstellung von Sitzungen und Besprechungen. Dafür fänden sich in jedem Dezernat Anwendungsbeispiele, so Melcher.
Die KI- und Digitalisierungsstrategie des Kreises fußt auf einem OWL-Projekt: Die Kreisverwaltung hatte sich 2025 an der Entwicklung einer OWL-weiten Strategie zum Einsatz Künstlicher Intelligenz beteiligt. Auch die Zusammenarbeit mit der Stadt Gütersloh soll zum Thema KI im Rahmen der laufenden Kooperation ‚Urban Stack‘ intensiviert werden.
Dadurch sollen Erfahrungen und gemeinsame Entwicklungen genutzt und Doppelstrukturen möglichst vermieden werden. Mit dem Abschluss der Strategieentwicklung beginnt nun die nächste Phase: Die schrittweise Umsetzung der priorisierten Projekte und die Überprüfung, welchen konkreten Beitrag sie zu einer modernen, leistungsfähigen und bürgerorientierten Kreisverwaltung leisten können.